U ovom procesu općina je sarađivala sa "Programom reforme opštinske uprave" (MAP) Misije OSCE-a u BiH. Program daje podršku u preko 100 općina širom zemlje u polju javnih finansija i upravljanja ljudskim resursima.

U maju 2004. godine OSCE je zajedno sa predstavnicima općine Banovići izvršio procjenu stanja općinske uprave. Medjutim, tek u junu 2006. godine se ostvaruje redovna saradnja. Od tog perioda pa nadalje, tim OSCE stučnjaka je ponudio općini Banovići pomoć kroz tehničku podršku (tzv. know-how), obuku na radnom mjestu i potpomogao razmjene dobrih praksi sa ostalim BH općinama u cilju poboljsanja rada uprave. Do danasnjeg dana općina Banovići je implementirala sve standarde MAP-a i time je uspjesno završila ovaj program. Ovaj izvještaj daje sažetak postignuća općine na osnovu zajedničke procjene od strane općine i OSCE-a.

1. Postignuća u polju pružanja usluga

U proteklih nekoliko godina općina je značajno poboljšala pružanje usluga kroz uspostavu niza novih propisa i reforme upravnih procedura. Kao odgovor na zastoje u pružanju usluga uslovljene odvojenim općinskim prostorijama, općina je sopstvenim sredstvima razvila šalter-salu. U ovoj šalter-sali građani mogu dobiti informacije i dokumenta na jednom mjestu bez dužeg čekanja. Poboljšanje šalter sale je predviđeno za narednu godinu uz finansijsku pomoć GAP-a i općinska ulaganja od oko 100.000 KM. Komunikacija i koordinacija unutar organa uprave je poboljšana uvođenjem računara, upotrebom FiNova i DokuNova softvera, uspostavom email komunikacije između odjeljenja, uspostavom intraneta i općinskog web sajta putem kojeg se informacije i dokumenti mogu lako razmijenjivati. Kao rezultat toga, zahtjevi građana se sada procesuiraju brže i kvalitetnije. Građani su zahvaljujući ovim naporima bolje informisani o svim važnim procesima te se lakše uključuju u proces donošenja odluka.

U cilju poboljsanja učinka administracije, od juna 2006. godine su u više navrata vršene ankete zadovoljstva gradjana sa pruženim uslugama. Svi zaposleni su informirani o rezultatima ankete, a rukovodstvo je analiziralo povratne informacije i predložilo odgovarajuće promjene. Naredne ankete su pokazale da su njihova nastojanja polučila uspjeh, obzirom da je zadovoljstvo radom administracije stalno raslo. Građani također mogu da izraze svoje misljenje kroz knjigu zalbi, sanducic za prijedloge i sugestije, putem elektronske poste i u direktnim susretima sa odgovarajucim sluzbenicima ili Načelnikom općine.

2. Postignuća u polju upravljanja ljudskim resursima

U 2004. godini upravljanje ljudskim resursima nije imalo konzistentan pristup, broj zaposlenih je nadilazio stvarne potrebe, a broj službi i nižih organizacionih jedinica je bio velik. Podjela poslova među njima je funkcionisala na kompleksan i nekonzistentan način. Općinski pravilnici su sadržavali samo nedovoljne odredbe o proceduri za popunjavanje radnih mjesta, o ocjeni rada i disciplinskim mjerama i nisu bili usklađeni sa tada vazećom legislativom.

Danas je "efikasna uprava naklonjena klijentima" postala strateško opredjeljenje općine. Mnoga općinska akta su donesena te se primjenjuju nove procedure. Za poslove upravljanja ljudskim resursima odgovoran je Sekretar organa državne službe i Službenik za ljudske resurse uz jaku podršku načelnika kroz uvođenje modernih upravljačkih praksi.

Općina je bila prva administracija u Federaciji BiH koja je uskladila svoje interne dokumetne sa Zakonom o državnoj sluzbi te je bila prva koja je uspješno prošla kroz proces revizije državnih službenika. Pravilnik o internoj organizaciji i ostali relevantni dokumenti sada pružaju dobru osnovu za zapošljavanje, vođenje, ocjenjivanje, obuku i nagrađivanje osoblja. Prakse modernog upravljanja ljudskim resursima su sve više i više cijenjene od strane uprave i osoblja sto za rezultat ima poboljšanje programa obuke, poboljšano i na potrebama zasnovano zapošljavanje i solidniji program angažovanja pripravnika. Poboljšana je razmjena informacija u okviru administracije kroz bolje organizovanu internu i eksternu komunikaciju.

Reorganizacija unutarnje strukture općinske uprave

U 2004. godini opcina je uposljavala 117 osoba od kojih mnogi nisu imali odgovarajucu stručnu spremu za poslove administracije. Općinski organ uprave je bio podijeljen u 7 službi koje su dalje funkcionisale kroz 17 nižih organizacionih jedinica sto je dodatno otežavalo obavljanje poslova. Pravilnik o internoj organizaciji i sistematizaciji nije bio u skladu sa potrebama općine kao i postojećim zakonima. Opisi poslova nisu bili dovoljno detaljni, a obim posla u okviru administracije je bio nejednako podijeljen.

broj zaposlenih i organizacijska struktura u 2004. i 2007. godini

Od početka saradnje sa OSCE-om do danas, općina je činila napore da smanji broj zaposlenih. Danas opcina zapošljava 97 osoba, a organizaciona struktura je pojednostavljena i obuhvata 5 službi sa samo 11 nizih organizacionih jedinica. Kvalifikaciona struktura je poboljšana u svim kategorijama obrazovanja. Intencija je općine da i dalje racionalizuje broj zaposlenih te da istovremeno poboljšava kvalifikacionu strukturu kroz eliminaciju upraznjenih radnih mjesta te povećanom angažovanju državnih službenika u odnosu na namjestenike.

Kvalifikacijska struktura zaposlenih u 2004. i 2007. godini

Od početka saradnje sa OSCE-om, svake godine je vršen pregled interne organizacije administracije. U toku prvog pregleda sistematizacija je dovedena u sklad sa tekućom legislativom i financijskom situacijom općine, dok je drugim pregledom sistematizacija usklađena sa strateškim planom općine i zahtjevom za smanjenjem broja službi. Nakon toga je interna organizacija revidirana u odnosu na općinsku strategiju i financijske mogucnosti. Pored pregleda, osoblje i zadaci su preraspoređeni na efikasniji način, a opisi poslova su postali precizniji sto je imalo za rezultat bolju saradnju u okviru uprave.

Transparentni proces zapošljavanja

Objektivan i transparentan proces zapošljavanja predstavlja osnovni preduslov za zapošljavanje kvalifikovanog osoblja. U prošlosti, proces zapošljavanja u općini Banovići nije uvijek pratio jasnu strukturu.

Izmjenjeni Pravilnik o internoj organizaciji i sistematizaciji obuhvata specifične odredbe o procesu zapošljavanja za sve vrste osoblja. Prema Pravilniku, sva upražnjena radna mesta moraju biti objavljena i obuhvatati opće i posebne uslove za oglašenu poziciju. Općina imenuje članove za komisije koju formira ADS za odabir najuspješnijeg kandidata za svaki pojedinačni proces zapošljavanja državnog službenika ili pripravnika. Svi kandidati sa uze liste se informisu o odlukama komisije i žalbenom postupku. Od 2005. godine jedan drzavni sluzbenik je zaposlen po ovoj proceduri.

Od 2005. godine općina svoj plan angažovanja pripravnika zasniva na analizi potreba za osobljem za dolazeću godinu. U prosjeku, na ovaj način općina angazuje desetak pripravnika i volontera godišnje.

Ocjena rada

U 2004. godini općina nije vršila ocjenu rada na sveobuhvatan način i nije bilo preciznih procedura ili kriterija za ocjenu koje su propisivali interni akti. Nije bio uspostavljen sistem za napredovanje u službi vezano za ocjenu rada.

Od 2005.godine općina je usvojila jasne smjernice o ocjeni rada zasnovane na vazecim zakonima. Pravilnik o internoj organizaciji i sistematizaciji obavezuje na godišnju ocjenu rada. Opis poslova za sekretara organa državne službe i službenika za upravljanje ljudskim resursima je da menadžmentu i zaposlenim pruža podršku u smislu savjetovanja, asistiranja, pripreme i praćenja procesa ocjenjivanja koji se na taj način uspješno odvija već tri godine. Profesionalno napredovanje je sada usko vezano za rezultate ocjene rada. Sekretar organa državne službe i službenik za ljudske resurse su analizirali poslednji ciklus ocjenjivanja i predložili određene promjene uvjetovane novim zakonima. Ocjena rada ima motivirajuci efekat na zaposlene i stimuliše ih na putu postizanja boljih razultata njihovog rada.

Profesionalno usavršavanje

Premda kvalifikaciona struktura općine u 2004. godini nije bila zadovoljavajuća, općina nije imala planove za profesionalno usavršavanje. Također nije postojao sistem razmjene znanja i iskustava sa obuka/seminara kojima su prisustvovali članovi osoblja. Danas općina shvata da uspješno pružanje usluga moze da se postigne samo uz kvalifikovano osoblje. Prema tome, nakon što su zaposleni anketirani o potrebama u smislu organizovanja seminara/obuka, razvijeni su planovi daljeg educiranja i uvezani su sa rezultatima ocjene rada. Općina je postala proaktivna u smislu traženja potencijalnih izvođaca obuke što predstavlja značajnu promjenu u odnosu na njihov prijašnji stav. Zaposleni koji su prisustvovali kursevima koje je financirala općina, trebaju po završetku obuke organizovati razmjenu znanja i iskustava za ostale članove osoblja. Ova nastojanja općine su pozdravljena izuzetnom voljom i interesom zaposlenih za sticanje novih vještina kroz obuku i radionice.

3. Postignuća u upravljanju javnim financijama

U toku saradnje sa OSCE-om općina je znatno poboljšala upravljanje javnim financijama sto je rezultiralo povećanjem ukupnog budžeta i prikupljenih neporeskih prihoda. Zahvaljujući softveru i novoj IT opremi ostvareno je bolje evidentiranje i praćenje finansijskih podataka, sto je rezultiralo boljim planiranjem i boljom realizacijom budžeta. Plan budžeta se sada zasniva na realno ostvarivim prihodima koji se efikasnije prikupljaju. Kreirane su i uvedene procedure interne kontrole. Usvojeni su neophodni pravilnici kako bi se osiguralo da se novac poreskih obveznika troši u skladu sa potrebama građana. Općinsko Vijeće je kreiralo Komisiju za budžet i financije koja nadgleda upravljanje financijama u upravi.

Općinski budžet

Od 2004. godine općinski budžet je u konstantnom porastu. U periodu 2005.-2006. godina budžet je porastao za 26% odnosno za više od 1 milion KM (sa 4,9 miliona u 2005. godini na 6,2 miliona KM u 2006. godini), sa 450 hiljada KM suficita. U istom periodu doslo je do povećanja prikupljenih neporeskih prihoda i kapitalnih investicija.

Opcinski budžet u 2005. i 2006. godini

Pored promjena u prihodima i rashodima omjer sredstava utrošenih na administrativna pitanja i kapitalne investicije se neznatno promijenio. U 2005. godini skoro 1/2 ukupnog budzeta se koristilo za administrativne troškove. U 2006. godini udio ovih troškova je opao za 3% i isti trend se nastavio u 2007. godini. U 2006. godini kapitalni dio budzeta povećan je za 200.000 KM, ali se njegovo učešće u ukupnom budžetu smanjilo za 3% u poređenju sa prethodnom godinom.

Odnos izmedju administrativnih i kapitalnih rashoda u 2005. i 2006. godini

Upravljanje prihodima

Uprava čini napore da ažurno prikuplja prihode, naročito neporeske prihode. Sve neophodne mjere za povećanje budžeta su bile poduzete. Izvori neporeskih prihoda su uredno evidentirani i sve vrste neporeskih prihoda se u cjelosti prikupljaju (99% planiranih prihoda se prikupi u toku godine) sto je rezultat kojim se moze pohvaliti samo nekolicina općina. Neporeski prihodi prikuplejni u 2006. godini su se uvećali za oko 500.000 KM u odnosu na 2005. godinu.

Kretanje prihoda u 2005 i 2006. godini

Kontrola rashoda

U toku perioda saradnje sistem upravljanja financijama u smislu kontrole troškova se poboljšao. Usvojeni su neophodni Pravilnici o internoj kontroli i uspostavljene procedure interne kontrole. Pojačana je disciplina budžetskih korisnika putem redovnog izvještavanja o utrošku sredstava. Doneseni su odgovarajući kriteriji za dodjelu općinskih sredstava kojih se korisnici sada pridržavaju. Općinska sredstva se sada troše namjenski prema planu budžeta. U poslednjih nekoliko godina općina nije imala dugova ili deficita što je još jedan pokazatelj razumnog upravljanja sredstvima. Kvartalni izvještaji o realizaciji budžeta su u skladu sa zakonom, transparetni su i imaju odgovarajući narativni dio. Oni se redovno prezentiraju Općinskom vijeću, a građanima su dostupni na opcinskoj web-stranici i putem medija.

Budžetski dokumenti

Planovi budžeta i izvještaji o realizaciji budžeta predstavljaju najbolje indikatore za transparentno budžetsko planiranje i izvještavanje. Oni su ključni izvor informacija za vijećnike, administraciju, budžetske korisnike i građane.

Budžetski dokumenti općine i izvještaji o realizaciji budžeta sadrže sve klasifikacije i razlažu veće budžetske stavke tako da se prihodi i rashodi mogu pomno pratiti. Opisni dio budžeta navodi na osnovu čega se procjenjuju prihodi, predstavlja višak sredstava i neizmirene obaveze, objašnjava razlike izmedju planiranog i realizovanog budžeta i sadrži komparativne podatke o budžetu iz prethodnih godina.

Učešće građana u pripremi budžeta

Učešće građana u budžetskom planiranju i realizaciji je od ključnog značaja za izgradnju povjerenja između vlade i građana. Svjesni ove činjenice, rukovodstvo općine Banovići je dalo priliku svojim građanima već u 2005. godini da učestvuju u planiranju budžeta kroz dostavljanje projektnih prijedloga i prisustvom na javnim raspravama. Ipak, u to vrijeme nisu postojale definisane procedure koje bi općina slijedila prilikom odabira projekata koji bi dobili općinska sredstva. Kao rezultat toga prebacivanje novca budžetskim korisnicima te sredstva za kapitalne projekte nije uvijek bilo obavljeno na transparentan način. Za odabir projektnih prijedloga dostavljenih od strane NVO-ova nisu uopste postojali kriteriji.

U toku implementacije MAP projekta ovaj proces odabira projekata dobio je formalan okvir. Prijedloge koje šalju budžetski korisnici, mjesne zajednice i NVO-ovi sada rangira općinska komisija prema unaprijed definisanim kriterijima, koja po obavljenom postupku informira iste o rezultatima odabira projekata. Boljom razmjenom informacija sa javnošću s jedne strane i spoznaja građana da su njihovi prijedlozi uzeti u obzir s druge strane vode ka aktivnijem angažovanju građana. U vezi s tim, opcina Banovići sada ima aktivnije učešće građana prilikom javnih rasprava, aktivnije mjesne zajednice te zahtjeve od budžetskih korisnika koji sada počivaju na kvalitetnijem osnovu. Dosta velik broj građana je uzeo aktivno učešće u procesu stvaranja općinske Strategije razvoja koji se odvijao kroz općinsku Komisiju za planiranje razvoja.

4. Zaključak

U toku saradnje sa MAP-om, općina Banovići je pokazala veliku spremnost da napravi promjenu čak i pod teskim okolnostima i velikim financijskim pritiskom. Kao jedna od prvih općina u BiH koja je ispunila sve standarde MAP-a i tako uspostavila transparentnu upravu sa stručnim osobljem, općina Banovići moze služiti kao primjer ostalim općinama u BiH. Uspješnim okončanjem Programa reforme općinske uprave općina je uspostavila mehanizme pomoću kojih će se kontinuirano vršiti pregled i poboljšanje funkcionisanja uprave sa ciljem pružanja kvalitetnijih usluga građanima.